Wszystko, co musisz wiedzieć o wystawianiu duplikatu faktury

Większość z nas wie, czym jest duplikat i kiedy się go wystawia. Ale, czy mamy pewność, jak zrobić to poprawnie? Jak odliczyć od niego VAT?

Duplikat faktury – czym jest?

Tytułem wstępu zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest duplikat faktury. Zastępuje on oryginalny dokument, który się zniszczył lub zgubił i w konsekwencji nigdy nie dotarł do nabywcy usługi lub towaru. Oczywiście w duplikacie muszą znajdować się identyczne dane jak w pierwotnej wersji. Z tą jednak różnicą, że data wystawienia duplikatu musi być faktyczną datą jego sformułowania, i musi on być odpowiednio oznaczony jako duplikat (co od stycznia 2022 roku nie jest już obowiązkowe).

Odliczenie VAT bez faktury

Podatnik VAT ma prawo odliczyć VAT naliczony od faktury za zakup usług lub towarów – zakup musi służyć działalności opodatkowanej świadczonej przez podatnika.

Możliwość odliczenia VAT występuje w czasie, w którym u sprzedawcy towaru/usługi powstał obowiązek podatkowy. Można jednak z tego prawa korzystać dopiero w okresie otrzymania faktury. Zatem jeśli chcemy odliczyć VAT musimy otrzymać fakturę, u sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy, a towary/usługi muszą być wykorzystane do świadczeń opodatkowanych VAT.

Duplikat a VAT

W przypadku duplikatu mogą zajść trzy sytuacje, które narzucają jakieś postępowanie. W przypadku, gdy faktura została zaksięgowana, a następnie zniszczona/zgubiona, to duplikat służy do udokumentowania transakcji i odliczenia VAT.

Jeśli oryginał faktury dotarł do nabywcy, ale przepadł przed zaksięgowaniem, to sprawa ma się inaczej. Wtedy duplikat należy zaksięgować w tym miesiącu, w którym wpłynęła pierwotna faktura, albo w trzech (lub dwóch) kolejnych okresach rozliczeniowych.

W przypadku, gdy duplikat nigdy nie dotarł do nabywcy, to podatnik może odliczyć VAT w miesiącu, w którym otrzymał duplikat faktury. Może to również zrobić w kolejnych dwóch lub trzech okresach rozliczeniowych po wejściu w posiadanie duplikatu.

Sytuacja jest identyczna w przypadku podatku dochodowego.