Jak rozmawiać z pracownikami w dobie kryzysu?
Spis treści
Moment, w jakim obecnie jesteśmy, trudno nazwać tylko kryzysem. Szybkość, w jakiej nasz świat się zmienił jest nieprawdopodobna. W jednym momencie jeden mały koronawirus przewrócił wszystko o 180 stopni. Wielu menedżerów i właścicieli stanęło przed ogromnym wyzwaniem związanym z poszukiwaniem ratunku dla własnego biznesu.
Jednym z tych obszarów jest zarządzanie zespołem. a w szczególności komunikacja trudnych decyzji. W związku z tym, że sytuacja jest nowa dla wszystkich i nie mamy przykładów, do których można się odnieść, według mojej wiedzy odpowiedzialnym krokiem jest poszukiwanie rozwiązań opartych na zasadzie wygrana-wygrana. Wielu sceptyków odpowie, że ten model nie zadziała skutecznie. Moje doświadczenie podpowiada mi jednak, że warto próbować. Jestem przekonany, że tak samo zespołowi, jak i kierownictwu zależy na pracy i powrocie do codziennych obowiązków.
Moją propozycję rozmowy z zespołem przedstawiam poniżej.
1. Odsłoń swoje intencje, pokaż ludzką twarz szefa i powiedz o swoich odczuciach
Ważne jest, aby już w pierwszych zdaniach przekazać pracownikom w jakim celu zostali zaproszeni do rozmowy. W innym przypadku jest ryzyko, że ulegną projekcji przypisując swojemu szefowi złe intencje.
Przykład:
– Moi drodzy zaprosiłem Was, żeby zakomunikować Wam trudną dla mnie decyzję.
– Jest mi niezmiernie przykro, postanowiłem…….
– Pracujemy już ze sobą tyle lat i tym bardziej nie jest to łatwe dla mnie, jednak……
2. Przekaż konkrety i uzasadnij swoją decyzję
Konkretna sytuacja, w jakiej obecnie jesteśmy jest czytelna dla wszystkich i nie wymaga szczegółowego wyjaśniania. Jednak mimo wszystko warto opowiedzieć, w jakiej kondycji obecnie znajduje się firma. Jakie mogą być konsekwencje. Lepsze są jakiekolwiek informacje niż ich brak.
Przykład:
– Postanowiłem (ja), że……….
– Swoją decyzję motywuję faktem……….
3. Obrona decyzji „zdartą płytą”
Jednym z narzędzi szefa jest „zdarta płyta” (autor M. Smith), która ma pomóc w obronie trudnej decyzji. Może się zdarzyć, że niektórzy pracownicy będą chcieli podważyć decyzję szefa, podając swoje kontrargumenty. W obecnej sytuacji każdy będzie chciał bronić swojej racji i dlatego asertywna odmowa pomaga w utrzymaniu decyzji w mocy. Poszukiwanie innych rozwiązań i uczenie odpowiedzialności jest późniejszym etapem rozmowy.
Przykład
a) Na początku powiedz:
– Rozumiem Waszą złość/ Ja słyszę, co do mnie mówicie/Postanowiłem rozwiązać umowę …
b) Potem:
– Swojej decyzji nie zmienię/ Przemyślałem to wcześniej i nie zmienię decyzji
4. Zakończenie spotkania lub zaproszenie do poszukiwania rozwiązań przydatnych do zastosowania w nowej rzeczywistości
Na tym etapie zachęcam, aby zaprosić pracowników do poszukiwania nowych działań w obecnej sytuacji. Dzięki temu szef uczy odpowiedzialności i ponoszenia konsekwencji za ich wprowadzenie. Zwykle, szefowie sami decydowali o podjętych krokach. W tym modelu istotne jest, aby pracownicy również poszukali rozwiązań opartych o zasadę wygrana-wygrana
Przykład:
Jakie proponujecie rozwiązania
Jak możemy poprawić/zwiększyć/zmniejszyć……..
Co możemy zrobić, aby…….
Co możemy zrobić lepiej ….
Jak możemy usprawnić…….
Dlaczego chcemy………
5. Zbierz propozycje, poszukaj korzyści, zagrożeń i opracujcie wspólnie plan
Każdy, nawet najbardziej abstrakcyjny pomysł, powinien być poddany wspólnej analizie. Ważne, aby lider (szef, kierownik) dbał o to, żeby nikt nie wyśmiewał pomysłów innych kolegów. Moja propozycja analizy pomysłów opiera się na trzech krokach:
a) Korzyści – co dzięki temu osiągniemy
b) Zagrożenia – jakie poniesiemy straty
c) Plan – konkretne kroki do wprowadzenia
6. Bieżąca analiza wprowadzonych planów
Podczas realizacji konkretnych działań należy stale monitorować postępy. Zwykle wiele pomysłów wymaga modyfikacji i usprawnień. Niezależnie od tego, należy stale komunikować się z zespołem, pytając ich o postępy.
Liczę, że powyższe punkty będą służy liderom w trudnym dla wszystkich czasie, kiedy restauracje i hotele są zamknięte i faktycznie nasza praca ogranicza się do utrzymania firmy na powierzchni. Mimo wszystko wierzę, że razem to przetrwamy i wyciągniemy lekcję na przyszłość. Jestem przekonany, że obecna sytuacja wzmocni nas, nasze zespoły i poprawi jakość oferowanych przez nas usług dzięki angażowaniu wszystkich pracowników w jego rozwój.
Do zobaczenia w lepszych czasach!
